Die Nutzung von KI-Rezeptionisten und -Systemen zur Verwaltung von Patientendaten wird in deutschen Arztpraxen zunehmend populär. Diese Systeme bieten eine Vielzahl von Vorteilen, darunter Automatisierung von Routineprozessen, Effizienzsteigerung und Verbesserung der Patientenbetreuung. Dabei spielt der Datenschutz und die Datensicherheit eine zentrale Rolle, besonders wenn es um die Verarbeitung und Speicherung von Patientendaten geht.

Bei der Digitalisierung im Gesundheitswesen spielt die Künstliche Intelligenz (KI) eine immer wichtigere Rolle. KI-Systeme für Praxen erleichtern administrative Aufgaben wie die Terminplanung, Patientenkommunikation und Dokumentation. Allerdings stellt sich für viele Praxen eine zentrale Frage: Wie sicher sind diese Systeme in Bezug auf Datenschutz und Datensicherheit?

In diesem Blogartikel stellen wir fünf KI-Systeme für Praxen vor und werfen einen Blick auf die Datenschutz- und Sicherheitsaspekte.

In einem Folgebeitrag werden wir weitere KI-Systeme für Praxen vorstellen und neben den Datenschutz- und Sicherheitsaspekten auch einen Blick auf deren Preise und Wartungsaufwand werfen. Dran bleiben lohnt sich also! Abonniere jetzt unseren Newsletter, damit du den Folgebeitrag mit umfangreichen Testergebnissen, Vergleichen und Checklisten nicht verpasst.

Fünf KI-Systeme im Überblick

1. Praxipal

• Beschreibung: Praxipal ist ein KI-gesteuertes System, das vor allem für die Terminverwaltung und Kommunikation mit Patienten genutzt wird. Es ermöglicht Praxen, Anrufe zu automatisieren, Anfragen zu beantworten und Termine zu verwalten.
• Datenschutz und Sicherheit:
  • Speicherung und Verarbeitung von Daten: Praxipal nutzt Cloud-Dienste, und einige der Server, auf denen Daten gespeichert werden, befinden sich in den USA.
  • Datenübermittlung in Drittländer: Laut den Datenschutzbestimmungen von Praxipal werden Daten auch in den USA verarbeitet, was potenzielle Datenschutzrisiken gemäß der DSGVO mit sich bringt.
  • Sicherheitsmaßnahmen: Praxipal gibt an, dass Daten verschlüsselt übertragen werden, jedoch sind die genauen technischen Details zur Sicherstellung der Datensicherheit auf der Webseite des Anbieters nicht vollständig dokumentiert.

2. KIARA von Zantomed

• Beschreibung: KIARA ist ein KI-gestütztes System für die Terminvereinbarung, Kommunikation und die Automatisierung von Patienteninteraktionen. Es ist speziell für Arztpraxen und Kliniken entwickelt worden.
• Datenschutz und Sicherheit:
  • Speicherung und Verarbeitung von Daten: KIARA speichert und verarbeitet Patienteninformationen und sorgt für eine effiziente Terminplanung und -koordination.
  • Datenverarbeitung in Drittländern: Nach den Datenschutzrichtlinien von Zantomed erfolgt die Speicherung von Daten ausschließlich innerhalb der EU.
  • Sicherheitsmaßnahmen: Das System nutzt gängige Sicherheitspraktiken wie Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und Zugriffssteuerungen. Genauere Details zu den verwendeten Sicherheitsprotokollen sind in den öffentlich zugänglichen Informationen jedoch begrenzt.

3. PraxisConcierge

• Beschreibung: PraxisConcierge ist eine Softwarelösung zur Automatisierung von Patientenkommunikation, Terminvereinbarungen und Verwaltung von Anfragen. Sie ermöglicht eine effiziente Organisation und reduziert den administrativen Aufwand in der Praxis.
• Datenschutz und Sicherheit:
  • Speicherung und Verarbeitung von Daten: PraxisConcierge gibt an, dass alle Patientendaten in EU-Servern gespeichert werden.
  • Datenverarbeitung in Drittländern: Keine Verarbeitung oder Speicherung von Daten in Ländern außerhalb der EU, was den Anforderungen der DSGVO entspricht.
  • Sicherheitsmaßnahmen: Es werden branchenübliche Verschlüsselungstechnologien und Zugriffskontrollen verwendet, jedoch fehlen spezifische Details zu Audits und Sicherheitsüberprüfungen.

4. aaron.ai

• Beschreibung: aaron.ai ist ein KI-basiertes System für Terminplanung und Patientenkommunikation, das auf natürliche Sprachverarbeitung (NLP) setzt, um die Interaktionen mit Patienten zu optimieren.
• Datenschutz und Sicherheit:
  • Speicherung und Verarbeitung von Daten: Aaron.ai verwendet Cloud-Technologien für die Speicherung und Verarbeitung von Daten.
  • Datenverarbeitung in Drittländern: Bei der Nutzung von Cloud-Diensten werden Daten möglicherweise auch in Drittländern (z.B. USA) verarbeitet. Es werden jedoch Standardvertragsklauseln zur Sicherstellung der DSGVO-Konformität verwendet.
  • Sicherheitsmaßnahmen: Das System nutzt Verschlüsselung und Sicherheitsprotokolle, doch genauere Details zu spezifischen Sicherheitsüberprüfungen fehlen in den öffentlichen Datenschutzinformationen.

5. callin.io

• Beschreibung: Callin.io ist ein KI-gestütztes Kommunikationssystem, das vor allem für Telefon- und Online-Terminbuchungen sowie für Patientenkommunikation in Praxen eingesetzt wird.
• Datenschutz und Sicherheit:
  • Speicherung und Verarbeitung von Daten: Callin.io gibt an, dass Patientendaten in sicheren Cloud-Umgebungen gespeichert werden.
  • Datenverarbeitung in Drittländern: Die Datenverarbeitung erfolgt überwiegend in der EU, jedoch können bestimmte Vorgänge auch Drittlandtransfers umfassen, insbesondere wenn Cloud-Dienste von US-Anbietern genutzt werden.
  • Sicherheitsmaßnahmen: Callin.io verwendet Verschlüsselungstechnologien und betont die Implementierung von Zugriffskontrollen, um den Schutz der Daten sicherzustellen.

Datenschutz

Datenübertragung in Drittländer

• US-basierte Server stellen für viele Anbieter ein potenzielles Problem dar, da die DSGVO strenge Anforderungen an die Verarbeitung und Übertragung von personenbezogenen Daten in Drittländer stellt.
• Standardvertragsklauseln (SCCs) oder Binding Corporate Rules (BCRs) sind erforderlich, um die Übertragung von Daten in die USA datenschutzkonform zu gestalten. Ist dies nicht der Fall, könnte die Nutzung solcher Systeme zu einer Verletzung der DSGVO führen.

Transparenz und Kontrolle

• Transparenz ist ein Schlüsselfaktor für die Gewährleistung des Datenschutzes. Patienten und Praxen müssen genau wissen, wie ihre Daten verarbeitet, gespeichert und gesichert werden.
• Anbieter müssen klare Datenschutzerklärungen und Sicherheitsrichtlinien zur Verfügung stellen, die genau erklären, wie Daten gehandhabt werden und welche Rechte die Praxis und die Patienten in Bezug auf ihre Daten haben.

Einwilligung und Rechte der Patienten

• Patienten müssen einwilligen, dass ihre Daten durch das System verarbeitet werden, insbesondere wenn es um sensibelste Gesundheitsdaten geht.
• Praxen müssen sicherstellen, dass sie die Patienten über ihre Rechte informieren, wie z.B. Auskunftsrechte, Berichtigungsrechte und Recht auf Löschung ihrer Daten.

Technische Sicherheitsaspekte

Verschlüsselung

Alle genannten Systeme verwenden in der Regel Verschlüsselung zur Sicherstellung der Sicherheit von übermittelten Daten. Es ist jedoch entscheidend, zu überprüfen, ob sowohl die Übertragung als auch die Speicherung von Daten durchgehend verschlüsselt sind.

Zugriffssteuerung und Authentifizierung

Die Kontrolle darüber, wer auf Patientendaten zugreifen kann, ist ein weiterer zentraler Sicherheitsaspekt. Die Systeme sollten Zugriffssteuerungsmechanismen wie mehrstufige Authentifizierung oder rollenbasierte Zugriffskontrollen (RBAC) verwenden.

Backup und Notfallwiederherstellung

Sicherheitslücken oder Cyberangriffe wie Ransomware können auch die Wiederherstellung von Patientendaten gefährden. Daher sollten Systeme regelmäßige Backups und ein Notfallwiederherstellungsverfahren implementieren, um im Falle eines Angriffs oder Ausfalls schnell reagieren zu können.

Vor- und Nachteile der Systeme

Nachfolgend eine Tabelle mit den Vor- und Nachteilen der Systeme zur Verwaltung von Patientendaten im Vergleich:

System	Vorteile	Nachteile
Praxipal	Automatisiert Terminverwaltung und Kommunikation mit Patienten.	Cloud-Dienste aus den USA (mögliche DSGVO-Problematik, insbesondere Datenverarbeitung in Drittländern).
	Erhöht die Effizienz und reduziert administrativen Aufwand.	Genauere technische Sicherheitsdetails auf der Webseite fehlen.
	Nutzerfreundlich und einfach zu integrieren.	Unsicherheit in Bezug auf die Sicherheitsstandards (verschlüsselt aber nicht detailliert beschrieben).
KIARA von Zantomed	Optimiert Terminplanung und Patientenkommunikation.	Eingeschränkte Transparenz über die Sicherheitspraktiken und Datenverarbeitung.
	Speicherung der Daten innerhalb der EU: Entspricht der DSGVO.	Begrenzte Informationen zu Notfallwiederherstellung und Backups.
	Hohe Benutzerfreundlichkeit für Praxen und Patienten.	Möglicherweise nicht geeignet für Praxen, die sehr spezifische Anforderungen an die Datensicherheit haben.
PraxisConcierge	Bietet automatisierte Kommunikation und Terminverwaltung.	Weniger Transparenz über den Technologie-Stack und spezifische Datensicherheitsmaßnahmen.
	Datenverarbeitung ausschließlich in der EU (DSGVO-konform).	Eingeschränkte Skalierbarkeit für größere Praxen oder spezielle Anforderungen.
	Benutzerfreundlich, erleichtert die Praxisorganisation.	Keine klaren Angaben zu spezifischen Sicherheitsstandards und Tests.
aaron.ai	Automatisierte Terminplanung und Patientenkommunikation mit Nutzung von KI und NLP.	Cloud-Services aus den USA (Datenschutzrisiken durch Übertragung in Drittländer).
	Verschlüsselung und hohe Sicherheitsstandards (beachten Sie die Verarbeitung in Drittländern).	Mangelnde Transparenz über detaillierte Sicherheitsprotokolle und regelmäßige Sicherheitsaudits.
	Einfache Integration in bestehende Praxissoftware.	Datenschutzprobleme, wenn nicht alle Standardvertragsklauseln korrekt implementiert sind.
callin.io	Automatisierte Patientenkommunikation und Terminbuchung (über Telefon und Online-Plattform).	Datenverarbeitung in Drittländern: Möglicherweise Cloud-Dienste von US-Anbietern.
	Benutzerfreundlich und gut für kleinere Praxen geeignet.	Fehlende Transparenz zu Sicherheitsprüfungen und zu detaillierten Sicherheitsmaßnahmen.
	Flexibilität bei der Terminplanung und Kommunikation.	Keine klaren Angaben zu Datensicherung und Notfallwiederherstellung.

Empfehlungen für Praxen:

• Praxen sollten darauf achten, dass ihre Systeme den DSGVO-Vorgaben entsprechen, insbesondere in Bezug auf die Datenverarbeitung in Drittländern.
• Es ist ratsam, Anbieter auf transparente Sicherheitsrichtlinien und Audits anzusprechen, um sicherzustellen, dass Patientendaten vor Cyberangriffen und anderen Sicherheitslücken geschützt sind.
• Bei der Auswahl des richtigen Systems sollten Praxen auch die Benutzerfreundlichkeit und die Integrationsmöglichkeiten in bestehende Softwarelösungen berücksichtigen, um einen reibungslosen Praxisbetrieb zu gewährleisten.

Checkliste: Auswahl eines KI-Systems für die Praxis

1. Datenschutzkonformität (DSGVO)

• Wird ein AVV (Auftragsverarbeitungsvertrag) abgeschlossen?
• Findet eine Speicherung und Verarbeitung innerhalb der EU oder in Drittländern (z.B. USA) statt?
• Wird die Einwilligung der Patienten eingeholt und Transparenz über die Datenverarbeitung gewährleistet?
• Werden die Patientenrechte (z.B. Auskunft, Löschung) beachtet?

2. Datensicherheit

• Findet eine Verschlüsselung von Daten bei Übertragung und Speicherung statt?
• Ist eine Zugriffssteuerungen und Mehr-Faktor-Authentifizierung vorhanden?
• Gibt es Sicherheitsprotokolle und werden regelmäßige Audits durchgeführt?
• Ist eine Backup und Notfallwiederherstellung geplant bzw. integriert?

3. Transparenz und Verantwortung

• Gibt der Anbieter transparent Auskunft über Datensicherheit und Datenverarbeitung?
• Ist ein Datenschutzbeauftragter benannt und eine Compliance-Prüfungen möglich?
• Erfolgt eine regelmäßige Information der Patienten über Änderungen in der Datenverarbeitung?

4. Benutzerfreundlichkeit und Integration

• Ist eine intuitive Bedienung für Praxismitarbeiter vorgesehen?
• Ist eine Integration in bestehende Praxissoftware möglich?
• Sind Schulungen und Support verfügbar?

5. Langfristige Nutzung und Skalierbarkeit

• Ist das System skalierbar und für wachsende Praxen geeignet?
• Sind die langfristigen Kosten, die Wartungs- und Zusatzkosten transparent?
• Gibt es regelmäßige Updates zur Einhaltung von Datenschutzanforderungen?

6. Rechtliche und ethische Überlegungen

• Sind die Einhaltung der DSGVO und rechtliche Anforderungen für Gesundheitsdaten gewährleistet?
• Gibt es eine klare Haftung und Verantwortung bei Datenschutzvorfällen?

Prüfe vor der Einführung eines KI-Systems in der Praxis, dass es sowohl datenschutzrechtlich als auch sicherheitstechnisch den Anforderungen entspricht. Achte auf DSGVO-Konformität, Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung und Zugriffssteuerungen, und stelle sicher, dass die Integration in bestehende Systeme reibungslos funktioniert.

Erst prüfen, dann kaufen

Die Auswahl eines geeigneten Systems zur Verwaltung von Patientendaten, das gleichzeitig die effiziente Praxisorganisation unterstützt, erfordert eine sorgfältige Prüfung der Datenschutz- und Sicherheitsaspekte. Systeme wie Praxipal, KIARA von Zantomed, PraxisConcierge, aaron.ai und callin.io bieten viele Vorteile in Bezug auf Automatisierung und Kommunikation, jedoch müssen Praxen sicherstellen, dass:

• Alle Datenschutzvorgaben der DSGVO eingehalten werden.
• Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung und Zugriffssteuerungen zuverlässig umgesetzt sind.
• Datenverarbeitung in Drittländern nur unter den richtigen rechtlichen Rahmenbedingungen erfolgt.

Ein transparentes und gut dokumentiertes Sicherheitskonzept sowie die Überprüfung der Verträge und Datenverarbeitungsvereinbarungen sind unerlässlich, um rechtliche Risiken zu vermeiden und das Vertrauen der Patienten zu sichern.

Wenn du Beratung und Unterstützung bei der Auswahl und Implementierung von KI-Systemen benötigst, stehen wir dir gerne mit Rat und Tat zur Verfügung:

E-Mail: hallo@teufelswerk.net, Tel. +49 4762 3639555
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